No es de extrañar que el interés por los eventos al aire libre aumente en los meses de verano. La promesa de eventos al aire libre, como picnics, festivales y eventos deportivos, puede hacer sonreír a cualquier persona. Apelan a nuestros sentidos y sentimientos de nostalgia, desde los olores de la comida asada a la hierba suave y el agua fría lamiendo nuestros dedos de los pies. Además, el tiempo que pasamos al aire libre ofrece muchos beneficios para la salud, ya que estimula nuestra energía y nuestro sistema inmunológico, mejora nuestra creatividad y eleva nuestro estado de ánimo y concentración.
Además, los eventos al aire libre tienen la oportunidad de abordar problemas de seguridad como la densidad de multitudes y el saneamiento, ¡al mismo tiempo que brindan diversión! Así que hoy compartiremos algunas nuevas ideas creativas para eventos al aire libre para inspirar su planificación.
Explore ideas de eventos al aire libre para juegos interactivos y rompehielos
Anime a los asistentes a eventos al aire libre a mezclarse y relacionarse iniciando sus eventos con temas de conversación. Estos son algunos de nuestros juegos interactivos y rompehielos favoritos para garantizar que nunca tenga un momento aburrido en su evento y brindar las mejores oportunidades para establecer contactos.
1. Organiza el rompehielos de cartas coleccionables
Este juego anima a los asistentes a compartir una pequeña historia sobre ellos mismos. Simplemente proporcione fichas y marcadores y pida a los asistentes que escriban algo que los demás asistentes no sabrían sobre ellos, junto con su nombre.
Recoge todas las cartas y luego extiéndelas en diferentes áreas, teniendo en cuenta las reglas de distanciamiento. Anime a cada asistente a escanear las áreas en busca de una tarjeta que les parezca interesante. Haga que cada invitado lea su tarjeta, para que puedan conectarse con la persona que realmente es.
Consideraciones sobre Covid-19: haga que los invitados recojan un par de guantes antes de obtener sus suministros. Cuando el juego ha concluido, todos los asistentes deben quitarse los guantes y lavarse o desinfectarse las manos antes de pasar a su próxima actividad. Mantenga una canasta “sucia” y “limpia” para sus bolígrafos y marcadores para limitar la propagación de gérmenes. Fomente un espacio de seis pies y máscaras.
2. Haz el rompehielos del logo
Haga que los asistentes escriban su nombre y hagan un pequeño dibujo de un logotipo que los identificaría en una etiqueta con su nombre. Ahora, a medida que se mezclan, las personas que los rodean no solo aprenden su nombre, sino que también aprenden algo único sobre ellos.
Lo mejor de este rompehielos es que el número de jugadores es ilimitado, y solo necesitas proporcionar las etiquetas con el nombre y un bolígrafo o marcador para tus asistentes.
Consideraciones: este es un juego de manos libres, así que asegúrese de recordarles a sus asistentes que mantengan un espacio seguro entre ellos. Mantenga una canasta “sucia” y “limpia” para sus bolígrafos y marcadores para limitar la propagación de gérmenes. Proporcione guantes para usar antes de tocar marcadores y tarjetas de notas. Fomente un espacio de seis pies y máscaras. Dé vida a los asientos seguros para eventos al aire libre.
3. Ofrezca el rompehielos de las «citas rápidas»
Para el rompehielos de las citas rápidas, haga que los asistentes elijan números de mesa o ubicaciones de espacios de reunión (es decir, reunirse en el jardín) al azar de un sombrero en trozos de papel recortados. Una vez que todos estén frente a sus nuevos grupos, establezca un límite de tiempo para que los asistentes conozcan a nuevos amigos.
Proporcione una lista prefabricada de preguntas que las personas puedan hacer, como:
- ¿Qué es lo más extraño que te han pedido que hagas durante una reunión?
- ¿Qué es lo más extraño que has olvidado?
- ¿Cuál es un lugar al que nunca querrás ir?
- Si pudieras elegir una nueva habilidad, ¿cuál sería?
Consideraciones: Pegue la lista de preguntas a la mesa o ubicación. Considere limpiar cada mesa. Asegúrese de tener un espacio de seis pies y el uso de la mascarilla.
4. Juega a encontrar el cofre del tesoro
Los objetivos compartidos realmente pueden relajar a una multitud. Divida a los asistentes en grupos pequeños y envíelos a buscar «huevos de Pascua». Esconda un huevo o un cubo del tesoro para cada grupo y déjele saber su color. El primer grupo en encontrar su huevo gana (¡pero realmente todos ganan!). Y pueden dar pistas a otros grupos sobre los huevos que encuentran si así lo desean.
Consideraciones: Anime a los asistentes a desinfectarse las manos y usar máscaras. Cada balde debe limpiarse después de su uso. Solo ponga caramelos envueltos dentro del cubo.
5. Crea un desafío de arte con tiza en la acera
La tiza para aceras se puede usar de diferentes maneras en su evento al aire libre. Anime a los asistentes a dejar su huella con un nombre y una fecha, a enviarse mensajes entre ellos mientras caminan por una pizarra o simplemente a expresar sus pensamientos sobre el evento.
También puede comenzar con un desafío temático, como «playa», «verano», «otoño», y permitir que los invitados voten por los tres mejores dibujos con tiza cuyos artistas podrían ganar premios.
Consideraciones: asegúrese de proporcionar suficientes tizas para que las usen los asistentes (una pieza para cada persona) e imprima algunas reglas y regulaciones en una cartulina grande, todo para acomodar un espacio seguro. Se pueden colocar estaciones de saneamiento alrededor de su pizarra.
Descubre las mejores ideas de catering para eventos al aire libre
Ahora que sabe cómo ayudar a los asistentes a socializar, es hora de descubrir las mejores ofertas de comida para su evento al aire libre. ¡Tenga en cuenta las siguientes ideas de catering para eventos al aire libre para garantizar que su comida sea exitosa!
6. Asegúrese de que su servicio de catering esté listo para el clima instalándolo en un área cubierta
Debido a que los eventos al aire libre vienen con un clima incontrolable, es fundamental que la configuración de su comida esté preparada para que el clima cambie. Mantenga su catering colocado debajo de una carpa o área techada. Y asegúrese de que haya suficiente espacio para que todas sus sillas estén separadas por seis pies.
7. Proporcione comidas empaquetadas en varias estaciones para que las recojan
Proporcione a los asistentes una manera fácil de recoger su comida de estaciones separadas y caminar hasta un área designada. Mediante el uso de un sistema de venta de entradas, puede controlar cuándo los huéspedes caminan a sus estaciones para seleccionar sus comidas.
Considere las comidas empaquetadas, como las divertidas cajas de bocadillos (¡Lunchables modernos!) Para que los invitados puedan recogerlas rápidamente y ponerse en camino.
Asegúrese de que cada asistente tome cualquier comida envasada que haya tocado. Simplemente agregue un letrero para indicar que no pueden volver a colocar elementos en la mesa de la estación.
8. Llame a los camiones de comida locales favoritos
Otra opción de comida divertida para eventos al aire libre son los camiones de comida para el almuerzo, la cena y el postre. Esta idea le ahorrará mucho tiempo cuando se trata de configurar y limpiar.
Asegúrese de que haya suficiente espacio para que los camiones de comida se estacionen y deje suficiente espacio para las filas de personas. Use tiza para ayudar a guiar a los asistentes a una línea que tenga una separación de seis pies.
9. Fomente comer cómodamente, al estilo de un picnic
Anime a los invitados a traer sus propias mantas y sentarse en grupos debajo de los árboles. Esto puede ayudar a minimizar los costos de mesas y sillas, y garantizar que cada invitado se mantenga alejado de los objetos que otros hayan tocado.
10. Haz que sea fácil de llevar para más tarde
Asegúrese de que los asistentes puedan llevarse las sobras en lugar de tirarlas. La pizza en rodajas y en placa hace que este enfoque sea súper simple. Simplemente configure una estación con contenedores para llevar o bolsas de papel. Esta estación debe ser monitoreada por el personal para asegurarse de que todos tomen lo que tocan. Puede limitar aún más la propagación de gérmenes proporcionando desinfectante para manos y mascarillas.
Vea las mejores ideas de entretenimiento para eventos al aire libre
Asegúrese de que sus asistentes nunca dejen de hablar de toda la diversión que tuvieron en su evento al brindarles entretenimiento único. Aquí hay un par de formas diferentes de incorporar el mejor entretenimiento en su próximo evento al aire libre.
11. Envíe una encuesta de entretenimiento previa al evento
Conocer a su audiencia es el primer paso para identificar el mejor entretenimiento para su evento al aire libre. Recopile comentarios de eventos al aire libre anteriores o envíe una encuesta previa al evento para ver qué preferirían sus asistentes.
Haga solo una a tres preguntas y trate de mantener la mayoría de ellas en selecciones de opción múltiple mientras permite que una pregunta de campo abierto solicite comentarios adicionales. Además, tenga en cuenta el horario y dónde estarán sus asistentes la mayor parte del día, ya que esto puede afectar la viabilidad de ciertas opciones.
12. Ofrezca una clase de plantación
Permita que los asistentes se diviertan mientras contribuyen con una buena acción a la madre naturaleza. Solo proporcione tierra, mini soportes biodegradables y una variedad de flores para plantar. Instale una mesa grande donde se puedan recoger los suministros y luego envíe a su asistente de camino a plantar en su propio espacio.
13. Presenta una clase de mixología
¡Invite a los asistentes a aprender cómo crear una nueva bebida de su elección! Para asegurarse de poder acomodar a todos los asistentes, debe tener una lista prefabricada de todas las bebidas disponibles para preparar. Cada ingrediente debe separarse previamente y proporcionarse para cada conjunto de mesas (una mesa para un grupo de personas), para que la mezcla sea suave y rápida. Asegúrese de proporcionar desinfectantes en cada mesa, así como utensilios para remover únicos para cada persona. Muy pronto, sus asistentes se relajarán con sus bebidas favoritas.
14. Deje que los invitados vuelen drones para ver la escena
Explore el espacio abierto animando a los asistentes a registrarse para volar un dron alrededor del lugar del evento. ¡Esta es una gran idea para promover el distanciamiento social mientras permite que sus asistentes se diviertan un poco con la tecnología! No olvide enviar un registro previo al evento o permitir que su asistente se registre en el sitio para reservar su lugar para volar un dron. Asegúrese de tener estaciones de saneamiento y solicite a los asistentes que se laven las manos antes y después de volar el dron. Además, todo el equipo debe desinfectarse antes y después de cada uso.
15. Cree un fotomatón simple y manténgalo animado con música:
Envíe a sus asistentes a casa con un recuerdo que nunca olvidarán. Los fotomatones siempre son un éxito y una excelente manera de promocionar su evento. Para asegurarse de que los asistentes se mantengan seguros, simplemente coloque un fondo interesante en un espacio abierto y haga que un fotógrafo se pare a más de seis pies de él. Configure altavoces cercanos con su lista de reproducción favorita de Spotify para mantener viva la energía.
Descubra ideas sencillas de tecnología A/V para eventos al aire libre
El baile, los discursos, la música y la comunicación son algunos de los componentes más importantes de un evento. También requieren los mejores equipos audiovisuales y la mejor configuración tecnológica. Siga algunas de estas ideas y consejos audiovisuales para asegurarse de que su evento al aire libre se desarrolle sin problemas.
16. Configure una lista de verificación
Cuatro semanas antes del evento, confirme las necesidades de sus oradores y anfitriones. Utilice estas entradas para crear una breve lista de verificación para su equipo audiovisual. Comunicándose con anticipación evitará sorpresas de último momento.
17. Ponerse de acuerdo sobre altavoces al aire libre
Los sonidos cotidianos del aire libre serán su mayor rival cuando se trata de proporcionar audio. Asegúrese de que su equipo cuente con los mejores altavoces al aire libre para que sus asistentes puedan experimentar el audio en su evento como si estuvieran asistiendo a un evento en interiores.
18. Configure los altavoces con un diagrama sencillo
Ahora que se ha asegurado de estar preparado con el mejor equipo; debe confirmar que la instalación está completa. Utilice un software de diseño de eventos para colocar sus altavoces alrededor de su espacio para que todos puedan escuchar. Su equipo principal debe estar en un lugar seguro y protegido. Coloque altavoces alrededor de las áreas principales, manteniendo todo el audio apuntando en una dirección.
19. Vaya inalámbrico
¿No es peor cuando caminas y te tropiezas con una cuerda? Ahí van sus papeles, café y cualquier otra cosa que esté en sus manos. Si tienes la opción de usar la tecnología inalámbrica, tómala. Esto garantizará la seguridad de sus asistentes, ya que no se tropezarán con los cables mientras intentan navegar por el evento.
20. Haz un ensayo
La comunicación es clave. Su personal y el equipo audiovisual deben coordinar cada paso del camino. Establezca la expectativa de que muy poca comunicación no es suficiente. Y guarde todo para el evento en un solo lugar, ya que esto le garantizará estar siempre informado. También realice una prueba de funcionamiento 48 horas antes para asegurarse de que todo funcione de la mejor manera posible.
Explore ejemplos de eventos corporativos al aire libre
La mejor manera de asegurarse de que su evento sea un éxito es recurrir a otros en busca de inspiración. Aquí hay un par de empresas que se aseguraron de que sus empleados se lo pasaran en grande.
21. Organiza un concierto al aire libre
DreamForce es un evento de cuatro días que cubre todo SalesForce, con increíbles oradores y entretenimiento. Los oradores anteriores han incluido a Barak Obama, Megan Rapinoe y Tim Cook.
Luego, ¡viene la porción al aire libre! Los participantes disfrutan de un concierto al aire libre con comida y bebida gratis, con actuaciones de Fleetwood Mac, Metallica y Janet Jackson. SalesForce brinda a los asistentes entretenimiento, comida, bebidas, botines e invitados especiales, además de un cambio de escenario, lo que les garantiza un evento exitoso año tras año.
22. Organice un picnic anual de la empresa
Los picnics anuales de la empresa pueden crear recuerdos felices y nuevas amistades. Por ejemplo, Nike inc. organiza un picnic gigante en sus enormes campos en el campus. Es una celebración de un día donde los empleados pueden tener y conocer a otros.
Según National Event Pros, en los años 90 y principios de los 2000, Microsoft organizaba picnics de empresas gigantes en sus oficinas de Redmond. Los picnics durarían tres días, con más de 10,000 invitados llegando cada día. Si bien esto fue ciertamente una hazaña impresionante para la compañía, pronto se dieron cuenta de que este picnic a gran escala no tenía sentido. Con tanta gente allí, era poco probable que se reuniera con compañeros de trabajo y se vinculara en un entorno diferente. Presentarle a su familia a su gerente era una posibilidad remota. Microsoft cambió el formato y decidió dar presupuestos a grupos individuales para eventos anuales. Ahora, un grupo de entre 30 y 200 personas organizará un picnic anual de la empresa, ya sea en su sede en Redmond o cerca del Vasa Park del lago Sammamish.
23. Organice un día de campo de la empresa
Cada año, el equipo de ventas y servicios al cliente de Cvent organiza su propio día de campo con una noche de barbacoa, bebidas y concursos. El día de campo es un éxito debido a la cantidad ilimitada de vínculos entre los equipos y los juegos que los unen.
Los juegos incluyen un lanzamiento de huevos, una carrera de tres patas, un juego de lanzamiento de whiffle boss y un torneo de hoyo de maíz que se lleva a cabo durante todo el día. ¡El toque final en el día de campo es que el ganador de los torneos Corn Hole trae a casa derechos de fanfarronear para su equipo por el resto del año!
Cómo los hoteles pueden acomodar mejor eventos al aire libre
Dado que existe una mayor demanda de eventos al aire libre, aquí hay algunas formas creativas de usar el espacio del hotel para eventos predominantemente al aire libre.
24. Use los estacionamientos para actividades
Ata una sección del estacionamiento del hotel para que cumpla su función de estacionamiento. Luego use el espacio adicional para actividades o áreas de descanso para que los asistentes socialicen. Considere sacar carpas para protegerse del sol y la lluvia según las predicciones meteorológicas.
25. Traiga el catering afuera
Lleva el catering al exterior. Asegúrese de limitar las opciones del menú y asegurarse de que sean fáciles de entregar, ya que el equipo se dividirá en áreas mucho más grandes. Asegúrese de mantener hidratados a los asistentes; incluso podría considerar tener un patrocinador para las botellas de agua.
26. Usa el patio para los asientos
Ofrezca a los asistentes una experiencia de estar en el patio mientras les sirve en el área del patio. El uso del patio asegurará que las mesas y los asientos no tengan que llevarse demasiado lejos. Y asegúrese de que las mesas se puedan colocar a seis pies de distancia en el área del patio.
27. Asóciese con un local o restaurante cercano
Para los hoteles que no tienen áreas abiertas al aire libre, considere la posibilidad de asociarse con un lugar local que sí tenga espacio al aire libre. De esa manera, el hotel puede acomodar dormitorios, mientras que los huéspedes pueden disfrutar de actividades al aire libre.
Ahora está listo para organizar grandes eventos al aire libre en cualquier lugar.
Un resumen rápido sobre ideas para eventos al aire libre:
¿Cuáles son algunos eventos divertidos al aire libre para realizar?
Algunos eventos divertidos incluyen ceremonias de premiación, festivales, eventos de networking, galas, picnics de empresa y mucho más.
¿Cómo se puede hacer que un evento al aire libre sea único?
Haga que un evento al aire libre sea único creando un tema específico, como aventura, safari, floral o deportes. Y proporcione múltiples actividades para que las personas comiencen conversaciones entre sí, como dibujar con tiza y “pescar” en piscinas inflables.
¡Haga que su evento al aire libre sea increíble con estas ideas!
¡Tiene todo el conocimiento que necesita para organizar con éxito un evento al aire libre divertido y único! Asegúrese de incluir rompehielos para que los asistentes puedan establecer contactos y conocer gente nueva. No olvide la comida y la bebida para asegurarse de que los asistentes estén llenos de energía.
Luego, confirme el AV del evento para que la comunicación sea fluida y los asistentes puedan soltarse durante los descansos. La inspiración nunca se acaba, así que no tema ver lo que han hecho otras empresas. Y por último, incluya a los hoteleros, incluso si está al aire libre, ya que pueden proporcionar recursos fuera de sus edificios. Crea asientos para eventos al aire libre.
Por cierto, tenga en cuenta que esto no es un consejo legal. Simplemente estamos haciendo todo lo posible para ayudar a nuestra increíble industria a adaptarse durante estos tiempos locos. Consulte las pautas estatales para conocer los nuevos protocolos de seguridad de eventos relacionados con la pandemia.