¿Siempre pensaste que los globos eran solo para fiestas? ¡Piensa otra vez! Aquí hay 9 formas diferentes en que puede usar globos de corazón rojo para el Día de San Valentín. Estas ideas de globos sin complicaciones son fáciles de ejecutar y le dan un gran valor por su dinero. Regale globos de San Valentín como un regalo o úselos para realzar una sorpresa que ya ha planeado. De lindo a romántico, hay algo para que todos sientan el amor.
1. La nueva docena
Se espera recibir una docena de rosas para el día de San Valentín. ¡Cambia las cosas regalando una docena de globos de corazón rojo en su lugar! Los globos son una excelente alternativa a las flores porque duran más y son más asequibles. Átelos a un pequeño regalo de San Valentín para hacer una gran declaración o regálelos en un ramo para disfrutar todo el día y varios días después.
2. Propuestas
Deja que los globos hablen con una propuesta de San Valentín. Deletrea ‘Cásate conmigo’ con globos de letras y agrega globos de corazón rojo para completar la escena. Crea un momento de propuesta de imagen perfecta que tenga amor escrito por todas partes.
3. Decore para un desayuno del día de San Valentin
El día de San Valentín no es solo para parejas. Celebre su escuadrón de chicas con un desayuno del Día de San Valentin que las hará sentir especiales. Ate un globo de corazón rojo a la mesa de cada invitado para completar un paisaje de mesa con temática del Día de San Valentín. Atamos un globo a cada botella para crear una decoración de mesa fácil que llenará instantáneamente la habitación de amor.
4. Cubra el techo con globos
El amor está en el aire con globos flotantes de corazón rojo. Para lograr este look de ensueño, simplemente esparce globos en el techo de cualquier habitación y deja que Cupido haga el resto. Dependiendo del espacio que intente llenar, necesitará de 12 a 36 globos para hacer el trabajo. Termina los globos agregando un rizo a las cintas de los globos para darle un toque coqueto.
5. Prepare el desayuno en la cama con globos
Deleite a su San Valentín con un delicioso desayuno en la cama acompañado de globos de corazón rojo. Demuestre a su ser querido que le importa atando globos rojos con forma de corazón a una bandeja y colocando globos alrededor de la cama para darle un toque de romance matutino. Haga que los niños se involucren en esta idea pidiéndoles que ayuden a preparar la habitación.
6. Planifique una noche romántica
Omita la cena elegante en un restaurante lleno de gente y disfrute de una noche romántica en casa. Crea el ambiente simplemente esparciendo globos de corazones rojos alrededor de tu sala de estar y encendiendo velas por todo el espacio. Haga que la noche sea especial abriendo una botella de champán para disfrutar de una deliciosa comida. Acurrúquese junto a su ser querido y disfrute de la dulzura de relajarse en casa.
7. Diseña un buffet de dulces
Instale una estación de dulces con golosinas rosas y rojas y, por supuesto, globos. Ate globos de corazón rojo alrededor de un carrito o mesa para crear una apariencia caprichosa del Día de San Valentín. ¡Llene recipientes de dulces con golosinas como chicles masticables, piruletas y deliciosos besos de chocolate! Termina la estación con una pancarta festiva que une la apariencia adorable.
8. Decoración del aula
Los maestros pueden usar globos de corazón rojo para mejorar la decoración del aula del Día de San Valentín. Haga que el salón se sienta festivo atando un globo rojo con forma de corazón a una bolsa de golosinas y colocándolo en el asiento de cada estudiante. Ponga la mesa con un mantel temático y use recortes rojos como manteles individuales. Distribuya calcomanías, hojas para colorear y crayones para que los estudiantes las usen con las actividades relacionadas con el Día de San Valentín.
9. Organice una fiesta de San Valentín para niños
Organice una reunión para niños que se verá iluminada por los más pequeños. Decora la habitación con una guirnalda de globos festivos y agrega globos de corazón rojo para completar el look. Dé a los niños algo dulce para picar, como cupcakes o galletas de azúcar, y manténgalos entretenidos con divertidas bolsas de golosinas. No olvide los boppers de corazones brillantes para terminar el atuendo de San Valentín de su hijo.
No es de extrañar que el interés por los eventos al aire libre aumente en los meses de verano. La promesa de eventos al aire libre, como picnics, festivales y eventos deportivos, puede hacer sonreír a cualquier persona. Apelan a nuestros sentidos y sentimientos de nostalgia, desde los olores de la comida asada a la hierba suave y el agua fría lamiendo nuestros dedos de los pies. Además, el tiempo que pasamos al aire libre ofrece muchos beneficios para la salud, ya que estimula nuestra energía y nuestro sistema inmunológico, mejora nuestra creatividad y eleva nuestro estado de ánimo y concentración.
Además, los eventos al aire libre tienen la oportunidad de abordar problemas de seguridad como la densidad de multitudes y el saneamiento, ¡al mismo tiempo que brindan diversión! Así que hoy compartiremos algunas nuevas ideas creativas para eventos al aire libre para inspirar su planificación.
Explore ideas de eventos al aire libre para juegos interactivos y rompehielos
Anime a los asistentes a eventos al aire libre a mezclarse y relacionarse iniciando sus eventos con temas de conversación. Estos son algunos de nuestros juegos interactivos y rompehielos favoritos para garantizar que nunca tenga un momento aburrido en su evento y brindar las mejores oportunidades para establecer contactos.
1. Organiza el rompehielos de cartas coleccionables
Este juego anima a los asistentes a compartir una pequeña historia sobre ellos mismos. Simplemente proporcione fichas y marcadores y pida a los asistentes que escriban algo que los demás asistentes no sabrían sobre ellos, junto con su nombre.
Recoge todas las cartas y luego extiéndelas en diferentes áreas, teniendo en cuenta las reglas de distanciamiento. Anime a cada asistente a escanear las áreas en busca de una tarjeta que les parezca interesante. Haga que cada invitado lea su tarjeta, para que puedan conectarse con la persona que realmente es.
Consideraciones sobre Covid-19: haga que los invitados recojan un par de guantes antes de obtener sus suministros. Cuando el juego ha concluido, todos los asistentes deben quitarse los guantes y lavarse o desinfectarse las manos antes de pasar a su próxima actividad. Mantenga una canasta “sucia” y “limpia” para sus bolígrafos y marcadores para limitar la propagación de gérmenes. Fomente un espacio de seis pies y máscaras.
2. Haz el rompehielos del logo
Haga que los asistentes escriban su nombre y hagan un pequeño dibujo de un logotipo que los identificaría en una etiqueta con su nombre. Ahora, a medida que se mezclan, las personas que los rodean no solo aprenden su nombre, sino que también aprenden algo único sobre ellos.
Lo mejor de este rompehielos es que el número de jugadores es ilimitado, y solo necesitas proporcionar las etiquetas con el nombre y un bolígrafo o marcador para tus asistentes.
Consideraciones: este es un juego de manos libres, así que asegúrese de recordarles a sus asistentes que mantengan un espacio seguro entre ellos. Mantenga una canasta “sucia” y “limpia” para sus bolígrafos y marcadores para limitar la propagación de gérmenes. Proporcione guantes para usar antes de tocar marcadores y tarjetas de notas. Fomente un espacio de seis pies y máscaras. Dé vida a los asientos seguros para eventos al aire libre.
3. Ofrezca el rompehielos de las «citas rápidas»
Para el rompehielos de las citas rápidas, haga que los asistentes elijan números de mesa o ubicaciones de espacios de reunión (es decir, reunirse en el jardín) al azar de un sombrero en trozos de papel recortados. Una vez que todos estén frente a sus nuevos grupos, establezca un límite de tiempo para que los asistentes conozcan a nuevos amigos.
Proporcione una lista prefabricada de preguntas que las personas puedan hacer, como:
¿Qué es lo más extraño que te han pedido que hagas durante una reunión?
¿Qué es lo más extraño que has olvidado?
¿Cuál es un lugar al que nunca querrás ir?
Si pudieras elegir una nueva habilidad, ¿cuál sería?
Consideraciones: Pegue la lista de preguntas a la mesa o ubicación. Considere limpiar cada mesa. Asegúrese de tener un espacio de seis pies y el uso de la mascarilla.
4. Juega a encontrar el cofre del tesoro
Los objetivos compartidos realmente pueden relajar a una multitud. Divida a los asistentes en grupos pequeños y envíelos a buscar «huevos de Pascua». Esconda un huevo o un cubo del tesoro para cada grupo y déjele saber su color. El primer grupo en encontrar su huevo gana (¡pero realmente todos ganan!). Y pueden dar pistas a otros grupos sobre los huevos que encuentran si así lo desean.
Consideraciones: Anime a los asistentes a desinfectarse las manos y usar máscaras. Cada balde debe limpiarse después de su uso. Solo ponga caramelos envueltos dentro del cubo.
5. Crea un desafío de arte con tiza en la acera
La tiza para aceras se puede usar de diferentes maneras en su evento al aire libre. Anime a los asistentes a dejar su huella con un nombre y una fecha, a enviarse mensajes entre ellos mientras caminan por una pizarra o simplemente a expresar sus pensamientos sobre el evento.
También puede comenzar con un desafío temático, como «playa», «verano», «otoño», y permitir que los invitados voten por los tres mejores dibujos con tiza cuyos artistas podrían ganar premios.
Consideraciones: asegúrese de proporcionar suficientes tizas para que las usen los asistentes (una pieza para cada persona) e imprima algunas reglas y regulaciones en una cartulina grande, todo para acomodar un espacio seguro. Se pueden colocar estaciones de saneamiento alrededor de su pizarra.
Descubre las mejores ideas de catering para eventos al aire libre
Ahora que sabe cómo ayudar a los asistentes a socializar, es hora de descubrir las mejores ofertas de comida para su evento al aire libre. ¡Tenga en cuenta las siguientes ideas de catering para eventos al aire libre para garantizar que su comida sea exitosa!
6. Asegúrese de que su servicio de catering esté listo para el clima instalándolo en un área cubierta
Debido a que los eventos al aire libre vienen con un clima incontrolable, es fundamental que la configuración de su comida esté preparada para que el clima cambie. Mantenga su catering colocado debajo de una carpa o área techada. Y asegúrese de que haya suficiente espacio para que todas sus sillas estén separadas por seis pies.
7. Proporcione comidas empaquetadas en varias estaciones para que las recojan
Proporcione a los asistentes una manera fácil de recoger su comida de estaciones separadas y caminar hasta un área designada. Mediante el uso de un sistema de venta de entradas, puede controlar cuándo los huéspedes caminan a sus estaciones para seleccionar sus comidas.
Considere las comidas empaquetadas, como las divertidas cajas de bocadillos (¡Lunchables modernos!) Para que los invitados puedan recogerlas rápidamente y ponerse en camino.
Asegúrese de que cada asistente tome cualquier comida envasada que haya tocado. Simplemente agregue un letrero para indicar que no pueden volver a colocar elementos en la mesa de la estación.
8. Llame a los camiones de comida locales favoritos
Otra opción de comida divertida para eventos al aire libre son los camiones de comida para el almuerzo, la cena y el postre. Esta idea le ahorrará mucho tiempo cuando se trata de configurar y limpiar.
Asegúrese de que haya suficiente espacio para que los camiones de comida se estacionen y deje suficiente espacio para las filas de personas. Use tiza para ayudar a guiar a los asistentes a una línea que tenga una separación de seis pies.
9. Fomente comer cómodamente, al estilo de un picnic
Anime a los invitados a traer sus propias mantas y sentarse en grupos debajo de los árboles. Esto puede ayudar a minimizar los costos de mesas y sillas, y garantizar que cada invitado se mantenga alejado de los objetos que otros hayan tocado.
10. Haz que sea fácil de llevar para más tarde
Asegúrese de que los asistentes puedan llevarse las sobras en lugar de tirarlas. La pizza en rodajas y en placa hace que este enfoque sea súper simple. Simplemente configure una estación con contenedores para llevar o bolsas de papel. Esta estación debe ser monitoreada por el personal para asegurarse de que todos tomen lo que tocan. Puede limitar aún más la propagación de gérmenes proporcionando desinfectante para manos y mascarillas.
Vea las mejores ideas de entretenimiento para eventos al aire libre
Asegúrese de que sus asistentes nunca dejen de hablar de toda la diversión que tuvieron en su evento al brindarles entretenimiento único. Aquí hay un par de formas diferentes de incorporar el mejor entretenimiento en su próximo evento al aire libre.
11. Envíe una encuesta de entretenimiento previa al evento
Conocer a su audiencia es el primer paso para identificar el mejor entretenimiento para su evento al aire libre. Recopile comentarios de eventos al aire libre anteriores o envíe una encuesta previa al evento para ver qué preferirían sus asistentes.
Haga solo una a tres preguntas y trate de mantener la mayoría de ellas en selecciones de opción múltiple mientras permite que una pregunta de campo abierto solicite comentarios adicionales. Además, tenga en cuenta el horario y dónde estarán sus asistentes la mayor parte del día, ya que esto puede afectar la viabilidad de ciertas opciones.
12. Ofrezca una clase de plantación
Permita que los asistentes se diviertan mientras contribuyen con una buena acción a la madre naturaleza. Solo proporcione tierra, mini soportes biodegradables y una variedad de flores para plantar. Instale una mesa grande donde se puedan recoger los suministros y luego envíe a su asistente de camino a plantar en su propio espacio.
13. Presenta una clase de mixología
¡Invite a los asistentes a aprender cómo crear una nueva bebida de su elección! Para asegurarse de poder acomodar a todos los asistentes, debe tener una lista prefabricada de todas las bebidas disponibles para preparar. Cada ingrediente debe separarse previamente y proporcionarse para cada conjunto de mesas (una mesa para un grupo de personas), para que la mezcla sea suave y rápida. Asegúrese de proporcionar desinfectantes en cada mesa, así como utensilios para remover únicos para cada persona. Muy pronto, sus asistentes se relajarán con sus bebidas favoritas.
14. Deje que los invitados vuelen drones para ver la escena
Explore el espacio abierto animando a los asistentes a registrarse para volar un dron alrededor del lugar del evento. ¡Esta es una gran idea para promover el distanciamiento social mientras permite que sus asistentes se diviertan un poco con la tecnología! No olvide enviar un registro previo al evento o permitir que su asistente se registre en el sitio para reservar su lugar para volar un dron. Asegúrese de tener estaciones de saneamiento y solicite a los asistentes que se laven las manos antes y después de volar el dron. Además, todo el equipo debe desinfectarse antes y después de cada uso.
15. Cree un fotomatón simple y manténgalo animado con música:
Envíe a sus asistentes a casa con un recuerdo que nunca olvidarán. Los fotomatones siempre son un éxito y una excelente manera de promocionar su evento. Para asegurarse de que los asistentes se mantengan seguros, simplemente coloque un fondo interesante en un espacio abierto y haga que un fotógrafo se pare a más de seis pies de él. Configure altavoces cercanos con su lista de reproducción favorita de Spotify para mantener viva la energía.
Descubra ideas sencillas de tecnología A/V para eventos al aire libre
El baile, los discursos, la música y la comunicación son algunos de los componentes más importantes de un evento. También requieren los mejores equipos audiovisuales y la mejor configuración tecnológica. Siga algunas de estas ideas y consejos audiovisuales para asegurarse de que su evento al aire libre se desarrolle sin problemas.
16. Configure una lista de verificación
Cuatro semanas antes del evento, confirme las necesidades de sus oradores y anfitriones. Utilice estas entradas para crear una breve lista de verificación para su equipo audiovisual. Comunicándose con anticipación evitará sorpresas de último momento.
17. Ponerse de acuerdo sobre altavoces al aire libre
Los sonidos cotidianos del aire libre serán su mayor rival cuando se trata de proporcionar audio. Asegúrese de que su equipo cuente con los mejores altavoces al aire libre para que sus asistentes puedan experimentar el audio en su evento como si estuvieran asistiendo a un evento en interiores.
18. Configure los altavoces con un diagrama sencillo
Ahora que se ha asegurado de estar preparado con el mejor equipo; debe confirmar que la instalación está completa. Utilice un software de diseño de eventos para colocar sus altavoces alrededor de su espacio para que todos puedan escuchar. Su equipo principal debe estar en un lugar seguro y protegido. Coloque altavoces alrededor de las áreas principales, manteniendo todo el audio apuntando en una dirección.
19. Vaya inalámbrico
¿No es peor cuando caminas y te tropiezas con una cuerda? Ahí van sus papeles, café y cualquier otra cosa que esté en sus manos. Si tienes la opción de usar la tecnología inalámbrica, tómala. Esto garantizará la seguridad de sus asistentes, ya que no se tropezarán con los cables mientras intentan navegar por el evento.
20. Haz un ensayo
La comunicación es clave. Su personal y el equipo audiovisual deben coordinar cada paso del camino. Establezca la expectativa de que muy poca comunicación no es suficiente. Y guarde todo para el evento en un solo lugar, ya que esto le garantizará estar siempre informado. También realice una prueba de funcionamiento 48 horas antes para asegurarse de que todo funcione de la mejor manera posible.
Explore ejemplos de eventos corporativos al aire libre
La mejor manera de asegurarse de que su evento sea un éxito es recurrir a otros en busca de inspiración. Aquí hay un par de empresas que se aseguraron de que sus empleados se lo pasaran en grande.
21. Organiza un concierto al aire libre
DreamForce es un evento de cuatro días que cubre todo SalesForce, con increíbles oradores y entretenimiento. Los oradores anteriores han incluido a Barak Obama, Megan Rapinoe y Tim Cook.
Luego, ¡viene la porción al aire libre! Los participantes disfrutan de un concierto al aire libre con comida y bebida gratis, con actuaciones de Fleetwood Mac, Metallica y Janet Jackson. SalesForce brinda a los asistentes entretenimiento, comida, bebidas, botines e invitados especiales, además de un cambio de escenario, lo que les garantiza un evento exitoso año tras año.
22. Organice un picnic anual de la empresa
Los picnics anuales de la empresa pueden crear recuerdos felices y nuevas amistades. Por ejemplo, Nike inc. organiza un picnic gigante en sus enormes campos en el campus. Es una celebración de un día donde los empleados pueden tener y conocer a otros.
Según National Event Pros, en los años 90 y principios de los 2000, Microsoft organizaba picnics de empresas gigantes en sus oficinas de Redmond. Los picnics durarían tres días, con más de 10,000 invitados llegando cada día. Si bien esto fue ciertamente una hazaña impresionante para la compañía, pronto se dieron cuenta de que este picnic a gran escala no tenía sentido. Con tanta gente allí, era poco probable que se reuniera con compañeros de trabajo y se vinculara en un entorno diferente. Presentarle a su familia a su gerente era una posibilidad remota. Microsoft cambió el formato y decidió dar presupuestos a grupos individuales para eventos anuales. Ahora, un grupo de entre 30 y 200 personas organizará un picnic anual de la empresa, ya sea en su sede en Redmond o cerca del Vasa Park del lago Sammamish.
23. Organice un día de campo de la empresa
Cada año, el equipo de ventas y servicios al cliente de Cvent organiza su propio día de campo con una noche de barbacoa, bebidas y concursos. El día de campo es un éxito debido a la cantidad ilimitada de vínculos entre los equipos y los juegos que los unen.
Los juegos incluyen un lanzamiento de huevos, una carrera de tres patas, un juego de lanzamiento de whiffle boss y un torneo de hoyo de maíz que se lleva a cabo durante todo el día. ¡El toque final en el día de campo es que el ganador de los torneos Corn Hole trae a casa derechos de fanfarronear para su equipo por el resto del año!
Cómo los hoteles pueden acomodar mejor eventos al aire libre
Dado que existe una mayor demanda de eventos al aire libre, aquí hay algunas formas creativas de usar el espacio del hotel para eventos predominantemente al aire libre.
24. Use los estacionamientos para actividades
Ata una sección del estacionamiento del hotel para que cumpla su función de estacionamiento. Luego use el espacio adicional para actividades o áreas de descanso para que los asistentes socialicen. Considere sacar carpas para protegerse del sol y la lluvia según las predicciones meteorológicas.
25. Traiga el catering afuera
Lleva el catering al exterior. Asegúrese de limitar las opciones del menú y asegurarse de que sean fáciles de entregar, ya que el equipo se dividirá en áreas mucho más grandes. Asegúrese de mantener hidratados a los asistentes; incluso podría considerar tener un patrocinador para las botellas de agua.
26. Usa el patio para los asientos
Ofrezca a los asistentes una experiencia de estar en el patio mientras les sirve en el área del patio. El uso del patio asegurará que las mesas y los asientos no tengan que llevarse demasiado lejos. Y asegúrese de que las mesas se puedan colocar a seis pies de distancia en el área del patio.
27. Asóciese con un local o restaurante cercano
Para los hoteles que no tienen áreas abiertas al aire libre, considere la posibilidad de asociarse con un lugar local que sí tenga espacio al aire libre. De esa manera, el hotel puede acomodar dormitorios, mientras que los huéspedes pueden disfrutar de actividades al aire libre.
Ahora está listo para organizar grandes eventos al aire libre en cualquier lugar.
Un resumen rápido sobre ideas para eventos al aire libre:
¿Cuáles son algunos eventos divertidos al aire libre para realizar?
Algunos eventos divertidos incluyen ceremonias de premiación, festivales, eventos de networking, galas, picnics de empresa y mucho más.
¿Cómo se puede hacer que un evento al aire libre sea único?
Haga que un evento al aire libre sea único creando un tema específico, como aventura, safari, floral o deportes. Y proporcione múltiples actividades para que las personas comiencen conversaciones entre sí, como dibujar con tiza y “pescar” en piscinas inflables.
¡Haga que su evento al aire libre sea increíble con estas ideas!
¡Tiene todo el conocimiento que necesita para organizar con éxito un evento al aire libre divertido y único! Asegúrese de incluir rompehielos para que los asistentes puedan establecer contactos y conocer gente nueva. No olvide la comida y la bebida para asegurarse de que los asistentes estén llenos de energía.
Luego, confirme el AV del evento para que la comunicación sea fluida y los asistentes puedan soltarse durante los descansos. La inspiración nunca se acaba, así que no tema ver lo que han hecho otras empresas. Y por último, incluya a los hoteleros, incluso si está al aire libre, ya que pueden proporcionar recursos fuera de sus edificios. Crea asientos para eventos al aire libre.
Por cierto, tenga en cuenta que esto no es un consejo legal. Simplemente estamos haciendo todo lo posible para ayudar a nuestra increíble industria a adaptarse durante estos tiempos locos. Consulte las pautas estatales para conocer los nuevos protocolos de seguridad de eventos relacionados con la pandemia.
El presupuesto de eventos es a menudo una de las partes menos favoritas del proceso de planificación para cualquiera que organice un evento. Es tedioso, cambia constantemente y debe tener todos los detalles correctos para ser útil. Pero con un poco de planificación estratégica, el presupuesto de su evento también puede ser uno de sus documentos más útiles. Puede transmitir claramente una gran cantidad de información sobre su evento a toneladas de diferentes partes interesadas, puede mostrar los cambios en su forma de pensar a lo largo del proceso de planificación y puede servir como una herramienta de aprendizaje útil para eventos futuros.
Entonces, ¿cómo puede crear un presupuesto para eventos que cubra cada detalle y permanezca flexible para contingencias? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!
Explore 9 consejos que le ayudarán a optimizar el proceso de presupuestación de su evento:
1. Conozca los objetivos y KPI de su evento
El presupuesto de su evento debe reflejar directamente todo lo que está imaginando para su evento, desde su visión general hasta la decoración, la tecnología, la configuración, la mercadería y el talento. Si cierra los ojos y se imagina un elemento importante, entonces debe estar dentro de su presupuesto.
Si ya ha elaborado su plan de marketing de eventos, puede utilizar el lenguaje que redactó para la sección de visión y objetivos. De lo contrario, es una gran idea tomarse un tiempo para pensar en sus objetivos para este evento. ¿Qué quieres lograr? Más allá de los asistentes felices, ¿qué objetivos tiene su organización al organizar el evento? ¿Qué es lo que quiere obtener personalmente de esto?Permítanos ayudarlo a planificar el evento perfecto a continuación.
Los objetivos de su evento tendrán un impacto directo en el presupuesto en forma de decisiones importantes que tome. Por ejemplo, si los asistentes al evento son VIP a los que desea impresionar, el lugar y la decoración serán elementos importantes. Si se trata de un evento corporativo interno, es posible que desee centrarse más en el compromiso en forma de tecnología de eventos , equipos audiovisuales y comida. Ciertos objetivos, como una reunión de empresa de rutina, respaldan las medidas de reducción de costos. Otros, como las conferencias de ventas, se prestan a gastar más a cambio de un mejor ROI. Piense en cómo medirá el éxito de este evento y en cómo estos KPI afectarán su presupuesto.
2. Observe eventos pasados y similares
No tiene sentido comenzar el presupuesto de su evento desde cero cada vez que realiza un evento. En su lugar, observe eventos pasados que sean similares en alcance, objetivos y escala. Por ejemplo, un evento de aniversario de la empresa puede ocurrir todos los años o en años específicos. Incluso si no ha realizado este evento específico antes, es probable que tenga algunos eventos relacionados que puede ver. Si tiene varias oficinas o departamentos, pregúnteles sobre cualquier evento que sea similar al suyo también. Es mucho más fácil editar un borrador de presupuesto que mirar una pantalla en blanco y tratar de crear uno propio de la nada.
Tenga en cuenta que las tendencias y los costos de los eventos pueden haber cambiado en el tiempo transcurrido desde su evento de inspiración, y aún deberá investigar sus costos específicos. Lo que está buscando no es un plano exacto, sino una cifra aproximada y algo de inspiración sobre los tipos de elementos de línea que debe incluir para que sepa dónde comenzar su investigación.
3. Empiece con una cifra aproximada y perfeccione
Su presupuesto deberá revisarse y actualizarse constantemente durante todo el proceso de planificación del evento. Este es un documento vivo y probablemente será editado y actualizado por múltiples partes interesadas con prioridades diferentes (y tal vez competitivas). Debido a esto, es útil comenzar con una estimación aproximada de cuánto costará su evento y luego agregar detalles a la estimación a medida que investiga sus costos. Esto le brinda la flexibilidad de comenzar a hablar con las partes interesadas desde el principio sobre los costos involucrados y respaldar esas conversaciones con números concretos a medida que se acerca la celebración de su evento.
4. Empiece a investigar gastos específicos
Ahora es el momento de comenzar a investigar las líneas de pedido específicas para su presupuesto. Debes tener una buena lista de las cosas que debes incluir en función de eventos pasados y eventos de inspiración similares. Pero aquí están los conceptos básicos para asegurarse de marcarlos:
Lugar de eventos
El personal de eventos
Alimentos y bebidas
Audio / visual y otra tecnología
Ponentes y entretenimiento
Transporte
Seguridad
Planificador de eventos o administrador
Diseño gráfico
Redes sociales y publicidad pagada
Materiales de marketing impresos
Tarifas de afiliados e influyentes
Marketing de contenido pagado
Tecnología de gestión de eventos
Plataforma de gestión de eventos
Herramienta de diagramación de eventos
Aplicación móvil para eventos
Herramientas de captura de leads
Datos y analítica
Tecnología de eventos virtuales
5. Obtenga cotizaciones de múltiples proveedores
Para todos los costos mencionados anteriormente, debe asegurarse de obtener múltiples presupuestos de diferentes proveedores. Esta es una práctica recomendada para asegurarse de que está obteniendo un buen trato, además de darle el poder de negociar con los proveedores por un mejor precio. La otra ventaja de las cotizaciones múltiples es una mejor comprensión del panorama de costos para ese artículo en particular. Es solo hablando con varios proveedores que tendrá una idea del rango de costos. Los proveedores son la mejor fuente de información sobre su área. También pueden ayudarlo a determinar qué necesita (y qué no). Incluso pueden tener excelentes consejos sobre cómo ahorrar dinero para una línea de pedido en particular.
Algunos costos dependen de otras partidas. Por ejemplo, su configuración de A/V dependerá del lugar. Otros costos se incluirán en algunos lugares y no en otros. Por ejemplo, el estacionamiento, el transporte desde el aeropuerto o la conexión Wi-Fi podrían estar incluidos (o ser complementos) según el lugar.
A medida que comience a obtener cotizaciones, tome nota de lo que se incluye con cada estimación y qué costos dependen unos de otros. De esa manera, cuando se decida por un proveedor, sabrá qué artículos puede marcar en su lista.
6. Considere cómo los ingresos del evento equilibrarán los gastos
La cantidad de ingresos que espera generar con el evento tendrá un gran impacto en su presupuesto general. Sus ingresos pueden provenir de la venta de entradas, relaciones de patrocinio, bienes y servicios vendidos durante el evento y otras fuentes creativas. Asegúrese de incluir estimaciones para todas estas fuentes de ingresos en el presupuesto de su evento para que usted y otras partes interesadas puedan ver el costo real y el ROI estimado del evento.
Esto también puede funcionar a la inversa. Una vez que tenga una buena idea de los gastos en los que espera incurrir, puede crear paquetes de patrocinio o precios de boletos para compensar la cifra total. Esto le da un objetivo claro para los ingresos del evento, además de mantener sus costos bajo control.
7. Decida dónde ahorrar y dónde gastar
En lo que respecta al presupuesto de eventos, a nadie se le otorga una cantidad ilimitada de gasto (y si lo hace, probablemente no vuelva a suceder). Esto significa que los planificadores tienen que elegir qué aspectos del evento son más importantes. Estas serán las áreas en las que tiene sentido gastar un poco más en opciones de calidad realmente alta. A medida que avance en su lista de prioridades, comenzará a encontrar áreas para gastar menos, o incluso áreas que puede eliminar. Tal vez no necesite una sala VIP separada después de todo, y pueda salirse con la suya con una experiencia VIP digital. O tal vez puede omitir la cena plateada y en su lugar servir bocadillos y refrigerios durante su evento. Al priorizar sus necesidades, sabrá dónde invertir esos valiosos recursos.
8. Agregue más para imprevistos y emergencias
Si ha tenido alguna experiencia con la planificación de eventos, sabe que algo siempre parece salir mal. Es posible que se quede sin flores y tenga que ir a la floristería el día del evento. Su configuración de A/V podría ser incompatible con el lugar. Sus parlantes podrían decir que están enfermos. Sea lo que sea, necesita tener un fondo de emergencia listo para darle un buen uso. La cantidad adicional que necesita dependerá de la escala de su evento y las contingencias que esté planeando. Sin embargo, una buena regla general es tener en cuenta un 15-30% adicional de su presupuesto total.
9. Haga que su documento de presupuesto funcione para usted y su equipo
Recuerde, su presupuesto es un documento vivo que cambiará y crecerá a medida que se acerque a su evento. Será una herramienta aún más útil si hace algunas cosas para formatearlo bien:
Incluya notas sobre los plazos de pago junto con las estimaciones, incluidos los depósitos y cuándo deben pagarse.
Incluya una columna para los costos reales a medida que comienza a pagar las cosas para que sepa cómo se comparan sus gastos con las estimaciones. Esto es especialmente útil para eventos posteriores para ayudarlo a planificar el próximo presupuesto.
Escriba notas sobre contingencias de costos, ofertas especiales ofrecidas, nombres de contacto y detalles sobre cada artículo para que otros miembros del equipo puedan obtener fácilmente la información que necesitan.
¡Empiece a utilizar estos consejos para presupuestar eventos hoy mismo!
Armado con un conocimiento sólido de lo que gastará en su evento, ahora puede asegurarse de que valga la pena el costo.
¿Alguna vez ha planeado una fiesta sorpresa para alguien y ha terminado en desastre? ¿O quizás le gustaría organizar una fiesta sorpresa pero no tiene idea de cómo hacerlo? Si esto le suena familiar, entonces ha venido al lugar correcto. Con un poco de orientación, cualquiera puede planear una fiesta sorpresa que será la sensación de la ciudad, y tanto usted como el festejado tendrán la garantía de tener una experiencia verdaderamente memorable.
Planear una fiesta sorpresa no es cualquier cosa. Se necesita mucha planificación, organización y conocimiento. Definitivamente no es una de esas fiestas que organizan juntos en el último minuto y requerirá su cuidado y atención hasta el último minuto.
Para algunas personas, planificar una fiesta sorpresa es un asunto increíblemente divertido, pero para otras es su peor pesadilla hecha realidad. El objetivo es que todos experimenten la diversión y siguiendo estos 12 sencillos pasos, eso sera fácil.
¡No digas una palabra!
Para las personas que son buenas para guardar secretos, esta parte no será demasiado difícil, pero para aquellos que encuentran que los secretos son difíciles de guardar, esto será un poco desafiante. Al final del día, una fiesta sorpresa es una sorpresa porque se ha mantenido en secreto… ¡así que DEBE ser un secreto!
Los detalles de la fiesta no deben ser mencionados bajo ninguna circunstancia al festejado. Por esta razón, es imperativo que no se hable de la fiesta cuando el sorprendido se encuentre cerca de las inmediaciones de la conversación. Esto significa que los invitados también deben guardar silencio cuando el festejado está cerca. Asegúrate de explicarle esto a tus invitados, ¡porque a menudo las personas necesitan que se les diga lo obvio!
Elija a los invitados con cuidado:
Recuerda que esta es una fiesta para el festejado y no para ti. Así que piensa a quién vas a invitar. No invite solo a todos los que conoce el festejado; pero en su lugar invita a aquellos que crees que el festejado querría en su fiesta si la organizaran ellos mismos. Por ejemplo, es posible que no quieran que estén presentes compañeros de trabajo a menos que estén particularmente cerca de ellos.
Los RSVP deben mantenerse en secreto:
Cuando configure su RSVP, asegúrese de que no sea para una cuenta de teléfono o correo electrónico conjunta y asegúrese de que todas las RSVP se mantengan privadas en lugar de públicas en lugares como Facebook, Google+ y Twitter. Asegúrese de estipular en la invitación que es una fiesta sorpresa y debe mantenerse así.
Asegúrate de que el festejado tenga el día libre y no organice sus propios planes:
Sería bastante devastador si hubieras organizado una fiesta sorpresa y el festejado se fuera y organizara su propio evento ese día. No querrás que el festejado se vaya a otra fiesta o al trabajo, así que asegúrate de que el día y la hora que hayas elegido sean convenientes antes de organizarlo. Cuando está planeando una fiesta sorpresa, debe ser una sorpresa, ¡pero también debe ocurrir!
Decide el tema de una fiesta:
Elija un tema que sea apropiado para el festejado. Este puede ser su color favorito o centrado en su pasatiempo o intereses. Esta fiesta es para ellos y no para ti, así que haz que sea lo más emocionante posible para el festejado en lugar de un tema que te gustaría planificar.
Quieres que la fiesta sea memorable tanto para los invitados como para el festejado, así que haz que la fiesta se destaque y sea original.
Encuentre un lugar adecuado para la fiesta sorpresa:
La ubicación a menudo puede ser el detalle más complicado de organizar al planificar una fiesta sorpresa. Si el sorprendido vive contigo, puede resultar complicado ocultar adornos, invitaciones y sobre todo la comida. Si esto le va a poner demasiado estrés, considere la posibilidad de celebrar la fiesta en otro lugar, tal vez en casa de un amigo o familiar. Si nuevamente esto no es posible, la otra opción sería contratar un lugar.
Organice un acompañante:
Alguien debe estar a cargo de quedarse con el festejado mientras se organiza toda la fiesta. Quieres tener a alguien cerca del festejado y debe ser una ocasión natural. Por ejemplo, si el acompañante invitó al festejado al bar durante unas horas (lo cual está completamente fuera de lugar), entonces el festejado podría comenzar a sospechar que algo está sucediendo.
El acompañante debe llevar al festejado a una salida divertida y, lo más importante, mantenerlo alejado del lugar de la fiesta durante todo el tiempo necesario. ¡Esto puede requerir que el chaperón piense un poco si el festejado quiere irse a casa temprano! Del mismo modo, si la fiesta se lleva a cabo en un lugar diferente, el acompañante deberá pensar en una buena historia para llevar al sorprendido al lugar especificado.
Otro punto importante a tener en cuenta aquí es que el acompañante necesita tomar nota del tiempo. ¡Es su trabajo asegurarse de que el festejado llegue a la fiesta A TIEMPO!
Realizar decoraciones de fiesta:
Tenga en cuenta el tema de la fiesta que ha elegido al organizar sus decoraciones. Querrá que las decoraciones sean visibles solo en el interior del lugar porque no querrá que el festejado encuentre globos atados al buzón. ¡No lo eche a perder después de todo su esfuerzo!
Pide a algunos amigos que te ayuden y que tengan un plan de acción antes de empezar. Tendrás una ventana de tiempo limitada, desde el momento en que el festejado se va hasta que regresa, por lo que deberás actuar RÁPIDO. Tener un par de manos extra hará este trabajo mucho más fácil. Sin embargo, solo tenga amigos presentes que sepa que están dispuestos a ayudarlo. Si tienes que forzarlos para que esten allí, lo más probable es que realmente no quieran ayudar. Con la cantidad limitada de tiempo que tiene, ¡no querrá que haya personas presentes que realmente no quieran ayudar!
Piense en dónde se estacionarán las personas:
Otro error común que cometen las personas al planificar una fiesta sorpresa es que la fiesta se arruina en el último minuto. Sería un poco sospechoso si el sorprendido regresara a casa y se encontrara con su calle cubierta de autos … ¡especialmente autos que reconoce!
Pídale a sus invitados que sean considerados cuando el estacionamiento y se estacionen fuera de la vista. Si los autos están fuera de la vista, entonces no habrá razón para que el festejado sospeche algo fuera de lo común.
Fingir una fiesta:
Puede ser que su festejado realmente quiera organizar una fiesta y la idea de dejar pasar la ocasión sin ningún reconocimiento puede ser bastante molesta para él. Si este es el caso, es posible que deba organizar una ‘fiesta falsa’.
Para una fiesta falsa, deberías organizar una cita y dejarle saber al festejadolo que está sucediendo. Si es un tipo de persona que no interviene, esto funcionaría bien porque puede planificar los detalles de la fiesta para la fiesta real y, esencialmente, ¡olvidarse de la fiesta falsa! Sin embargo, si tienes un tipo de festejado «práctico» a la que le gusta participar en la planificación de la fiesta, esto será un poco más complicado. Si este es el caso, es posible que deba participar en las decoraciones y la comida, pero trate de mantener esto lo más mínimo posible, ya que aún desea sorpresas adicionales el día de la fiesta … ¡no solo un cambio de fecha!
Captura la sorpresa:
Asegúrese de que usted mismo o alguien designado tenga una cámara lista para capturar el momento de la «sorpresa». Después de todo el arduo trabajo, definitivamente querrás asegurarte de que este momento haya sido capturado y sería maravilloso que el sorprendido también viese la expresión de su rostro cuando entre a la fiesta.
Consejos para el día de la fiesta sorpresa:
Si hay eventos que siempre se realizan de forma rutinaria el día de la fiesta, asegúrate de que aún se produzcan para no despertar sospechas. Este puede ser un evento deportivo para niños o una reunión semanal con amigos. ¡Todo debe permanecer lo más normal posible!
Asegúrate de tener un plan de acción para el día para no estar corriendo estresado una vez que el sorprendido se haya ido con el acompañante. Si tiene una lista de lo que necesita hacer, esto le hará la vida mucho más fácil y tendrá una fiesta sorpresa agradable .
Así que ahí lo tienes. Hemos analizado 12 consejos para planificar una fiesta sorpresa , que cuando se pongan en acción le garantizarán una experiencia agradable en la planificación de la fiesta.
La asombrosa cantidad de 1.400 millones de personas utilizan grupos de Facebook cada mes. Como planificador de eventos, necesita saber cómo crear un evento en un grupo de Facebook, así como también cómo integrar grupos en su estrategia integral de eventos en las redes sociales.
Ya sea que esté planeando una capacitación de software obligatoria por única vez para profesionales ocupados u organizando una convención regional de juegos muy esperada, los grupos de Facebook son una herramienta invaluable para mejorar la comunicación y generar interés en los eventos. Explore a continuación para encontrar los consejos que necesita, incluido cuándo usar grupos de Facebook, cómo crear un nuevo grupo y cómo generar participación.
¿Cuándo debería utilizar grupos de Facebook para eventos?
Los grupos de Facebook son una opción obvia para los grandes eventos que atraen a una comunidad apasionada existente, como festivales de música, conferencias de nicho, ferias renacentistas o torneos de juegos de mesa (por nombrar solo algunos). Si las personas ya están interesadas en el tema, es mucho más fácil involucrarlas en el grupo.
Pero los eventos más pequeños y los eventos menos centrados en la comunidad también pueden usar grupos de Facebook. Un evento más pequeño podría usar al grupo para construir vínculos más estrechos entre los invitados definitivos. Por ejemplo, una conferencia de la industria puede usar un grupo de Facebook para sondear a los asistentes antes del evento para descubrir sus razones para asistir, recopilar preguntas para los oradores y medir el interés en los temas del taller. Permitir que la gente participe para ayudar a personalizar el evento genera emoción y una sensación de conexión.
Analicemos algunos de los posibles beneficios y desventajas de los grupos de Facebook para eventos.
Los beneficios de usar grupos de Facebook para eventos
Los grupos brindan a los planificadores de eventos una forma sencilla de conectarse con los asistentes, y de que los asistentes se conecten entre sí, antes de un evento.
Un grupo hace que el contenido de su evento sea más visible. En una página de Facebook, las publicaciones de los seguidores aparecen en la pestaña «Publicaciones de los visitantes», en la que las personas deben hacer clic intencionalmente. (Esto no solo requiere un clic adicional, sino que en los dispositivos móviles no es intuitivo; a menudo, las personas no hacen clic).
Las publicaciones de un grupo, por otro lado, aparecen automáticamente en las noticias de los miembros. Además, Facebook usa notificaciones para publicaciones de grupos populares. Los miembros del grupo que no hayan respondido a una encuesta pueden recibir una notificación que diga: «Es posible que se haya perdido esta publicación en Eventos 2021». El recordatorio amable invita a las personas a ver contenido popular, interactuar con el grupo y ofrecer su opinión.
Obtenga ‘Información grupal para grupos con más de 250 miembros. Utilice ‘Group Insights’ para averiguar qué tipo de publicaciones funcionan mejor y en qué momentos sus miembros están más activos y dispuestos a participar. ¿Tienes un grupo de treinta y tantos profesionales? No es necesario especular si están activos en Facebook durante una pausa de la tarde en el trabajo, si se registran antes de la cena o si están activos después de que sus hijos pequeños se van a la cama. Group Insights revela estos patrones de actividad para que pueda programar publicaciones en momentos óptimos. (Facebook hace que sea muy fácil para los administradores o moderadores programar publicaciones grupales; después de todo, quieren que las personas también se involucren y dependan de su grupo).
Desarrolle un sentido de participación a través de transmisiones en vivo o historias. Para continuar con nuestro ejemplo de juego de mesa, puede usar transmisiones en vivo o historias en su grupo de Facebook para burlarse del tablero y las piezas de un nuevo juego histórico de miniaturas, o hacer un timelapse de la configuración del juego de mesa más grande de su estado. Esto genera un sentido de compromiso y entusiasmo en torno a ofertas particulares en el evento.
Minimiza la confusión. Comparta la información más importante del evento en sus grupos de Facebook. Informe a los huéspedes dónde aparcar, qué ponerse o qué opciones de comida pueden esperar. Ya tendrán esta información de los correos electrónicos y del sitio web del evento, pero repetirla ayuda a sus invitados a recordar los detalles.
Inconvenientes de usar grupos de Facebook para eventos:
Hay un inconveniente en crear un grupo de Facebook para un evento, pero es significativo: los grupos de Facebook son espacios comunitarios que requieren supervisión y moderación. Si está organizando un Festival de Ovejas y Lana, por ejemplo, puede darles a las personas la oportunidad de votar sobre los tipos de clases de técnica que les gustaría ver, iniciar conversaciones y alentar a las personas a compartir sus proveedores favoritos. Alguien debe crear ese contenido e interactuar con las respuestas.
Antes de comenzar un grupo para su evento, considere la cantidad de tiempo que usted (o un miembro del equipo) puede dedicar al grupo y el rendimiento que puede esperar de esa inversión de tiempo. Consideraciones clave:
¿Cualquiera puede unirse al grupo por su cuenta (un grupo público) o necesita solicitar membresía (un grupo cerrado)?
¿Las publicaciones necesitan la aprobación de la administración para publicarse?
¿Quién supervisará la aprobación?
Si las publicaciones no necesitan aprobación, ¿quién administrará las publicaciones fuera de tema, spam o enojadas?
Los beneficios a menudo superan a los inconvenientes, pero es importante comprender que los grupos de Facebook requieren tiempo y atención.
Cómo crear un grupo de Facebook para un evento paso a paso:
Paso 1. En la parte superior derecha de Facebook, haga clic en «Crear» y seleccione «Grupo».
Paso 2. Ingrese el nombre de su grupo.
Paso 3. Agregue miembros al grupo.
Paso 4. Elija la opción de privacidad que desee: pública, cerrada o secreta.
Público: un grupo público que está visible en la búsqueda
Cerrado: un grupo privado que está visible en la búsqueda
Secreto: un grupo privado que está oculto en la búsqueda.
Paso 5. Elija un icono que se mostrará junto al nombre de su grupo en Accesos directos.
Paso 6. Haga clic en «¡Crear!»
Una vez creado el grupo, termine de configurarlo agregando una breve descripción del evento, etiquetas relacionadas, una ubicación y una foto de portada.
Cómo crear un evento en un grupo de Facebook paso a paso:
Supongamos que ya tiene un grupo de Facebook (por ejemplo, Fans regionales de juegos de mesa) y su grupo está organizando un evento, como una conferencia anual o una noche de juegos en una taberna local. Es muy sencillo crear un evento e invitar a los miembros de su grupo.
Paso 1. Seleccione su grupo
Paso 2. Junto a «Escribe algo …», selecciona «… más»
Paso 3. Seleccione «Crear evento»
Paso 4. Complete los detalles de su evento. Si su grupo tiene menos de 500 miembros, puede invitarlos a todos haciendo clic en «invitar a todos los miembros».
Paso 5 . Haga clic en «Crear!»
Cómo fortalecer su grupo de eventos en Facebook:
1. Conozca su sorteo para miembros
Asegúrese de darles a las personas una razón basada en la comunidad o interactiva para estar allí: el compromiso es fundamental para el éxito de su grupo. Encuesta a tus miembros y usa sus aportes para diseñar el evento; haga preguntas de actualidad que hagan que la gente hable; publique contenido visual, como fotos y videos, que la gente quiera ver.
2. Promocione su grupo en plataformas existentes
Para atraer personas a grupos de eventos, considere enviar correos electrónicos a los registrados en el evento o grupos de marketing en la página de Facebook del evento, la lista y las entradas, o bríndeles la opción de unirse a los correos electrónicos de confirmación de entradas. Algunos grupos solo ofrecen membresía a los poseedores de boletos o personas que han asistido a un evento, por lo que la creación de redes y las interacciones con la comunidad tienen mayor valor.
3. Aprovechar la promoción social
Si su grupo es lo suficientemente grande para ‘Group Insights’, eche un vistazo a sus 25 usuarios más activos. Están muy interesados en el contenido y podrían estar interesados en promover al grupo dentro de su red o asumir la responsabilidad de moderación. También puede atraer personas influyentes a su grupo etiquetándolas en sus publicaciones.
4. Considere los anuncios pagados
Si tiene un presupuesto publicitario, los anuncios pagados pueden resultar fructíferos. Las poderosas herramientas demográficas de Facebook significan que puede orientar anuncios a personas que viven en ciertas áreas y / o que tienen intereses relevantes. Tenga en cuenta que para publicar un anuncio, necesitará una página de Facebook, no solo un grupo.
5. Haz que crezca o pausa después del evento
Después del evento, tienes algunas opciones. Puede (¡y debe!) Hacerle a su grupo algunas preguntas de seguimiento para ayudarlo a planificar eventos futuros. Fomente el intercambio de imágenes y la narración de historias sobre el evento, aunque si le pide a las personas que publiquen fotos, sea muy claro si planea usar esas fotos para promover el evento.
Si este evento en particular se repite, puede mantener el grupo activo (participación constante, pero más trabajo) o puede archivar el grupo hasta que sea el momento de entusiasmar a la gente con el próximo.
Facebook tiene como objetivo aumentar el compromiso con los grupos » significativos» y se centra en ayudar a los creadores de grupos a ampliar su alcance. Así que esté atento a las nuevas funciones, ¡pero sumérjase para crear grupos significativos y comprometidos para sus eventos hoy!
Ahora está listo para crear un evento exitoso en un grupo de Facebook
Para obtener más información sobre la comercialización de sus eventos, consulte nuestra publicación sobre 6 secretos asesinos para una comercialización de eventos exitosa. O bien, aumente sus habilidades de marketing explorando todas las publicaciones de nuestro blog etiquetadas como «marketing de eventos».
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